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Adhésion et admissibilité

Il vous incombe de gérer le processus d’adhésion ou de renouvellement de l’adhésion. L’adhésion des nouveaux employés au début de leur emploi devrait faire partie intégrante de votre procédure d’embauche, même si l’assurance peut ne pas entrer en vigueur avant une date ultérieure. Les processus suivants peuvent vous aider à administrer votre régime d’assurance collective.

Adhésion

Avant de procéder à l’adhésion d’un employé, vérifiez son admissibilité en répondant aux questions suivantes :

• L’employé est-il un résident du Canada et couvert par le régime d’assurance-maladie provincial? Si non, l’employé n’est pas admissible pour la couverture, à moins qu’il ne détienne un permis de travail valide et en vigueur et qu’il ait une assurance maladie provinciale en vigueur ou une police d’assurance maladie équivalente émise par une compagnie d’assurance qui couvre les soins médicaux d’urgence en cas de blessures ou de maladies.
• L’employé appartient-il à une catégorie d’employés admissibles couverts au sens de la police collective ? Si non, il pourrait ne pas être admissible à la couverture.
• L’employé est-il un employé permanent travaillant le nombre minimum d’heures par semaine stipulé dans la police d’assurance collective ? Si non, il pourrait ne pas être admissible à la couverture.
• Le salaire de l’employé répond-il à la définition de rémunération stipulée dans la police collective ? Si non, assurez-vous de le vérifier avant l’adhésion.
• Veuillez noter qu’il est obligatoire d’indiquer le genre du membre du régime dans ce champ utilisé uniquement aux fins d’établissement des taux. RBC Assurances ne fera pas de mention de genre dans ses communications avec le membre du régime. Lorsque vous entrez ces renseignements, veuillez utiliser le genre auquel le membre du régime s’identifie : homme (H), femme (F) ou autre (A).

Pour être en mesure de saisir les renseignements nécessaires à l’inscription de votre employé, vous devez d’abord lui demander de remplir le Formulaire d’adhésion à l’assurance collective, puis ouvrir une session sur le portail Administration en ligne pour traiter l’adhésion de l’employé. Conservez l’original du Formulaire d’adhésion à l’assurance collective en dossier. Reportez-vous à la rubrique « Ajouter un membre du régime » de la section « Marches à suivre » pour obtenir des instructions détaillées.

Périodes probatoires

Veuillez vous reporter à votre police d’assurance collective pour connaître la période probatoire à respecter dans le cadre de votre régime. Les employés admissibles embauchés après la date d’effet de votre police d’assurance collective sont admissibles à l’assurance à l’expiration de la période probatoire. Lorsque vous procédez à l’adhésion d’un employé au moyen du portail Administration en ligne, l’outil appliquera automatiquement toute période probatoire nécessaire.

Renonciation à la période probatoire

Pour renoncer à la période probatoire dans le cas d’un nouvel employé, l’une des conditions suivantes doit être remplie :

• Il s’agit d’une condition d’emploi.
• L’employé est passé d’un emploi à temps partiel ou sous contrat à un emploi à temps plein et il a satisfait à la période probatoire durant sa période d’emploi.
• L’employé gagne plus de 50 000 $ par année.

Inscrivez l’employé à l’aide de l’option « Ajouter un membre du régime », confirmez que vous souhaitez renoncer à la période probatoire. Confirmez que les critères sont remplis et sélectionnez « Suivant » pour continuer.

• Si vous sélectionnez « OUI » pour renoncer à la période probatoire, un menu déroulant s’affichera avec la confirmation des montants alloués pour la renonciation à la période probatoire.
• Si le membre du régime ne répond pas aux critères, vous pouvez modifier votre réponse et sélectionner « NON » et la période probatoire sera appliquée.
• Si vous acceptez les conditions de renonciation à la période probatoire, entrez « SUIVANT » et la couverture commencera à la date d’embauche.

Participation au régime

Les conditions de participation sont définies dans votre contrat d’assurance collective. La participation est déterminée au niveau du régime, et non des garanties. Un employé doit adhérer à toutes les garanties, à l’exception de l’assurance maladie complémentaire et de l’assurance soins dentaires. L’employé ne peut renoncer à l’assurance maladie complémentaire et soins dentaires pour lui et ses personnes à charge que s’il est couvert par le régime d’avantages sociaux de son conjoint ou partenaire. Si l’assurance du conjoint ou du partenaire prend fin à une date ultérieure, l’employé ou les personnes à sa charge peuvent adhérer au régime sans pénalité au cours des 61 jours suivant la cessation du régime du conjoint ou partenaire. Reportez-vous à la rubrique « Rétablir une protection ayant fait l’objet d’une renonciation » de la section « Marches à suivre » pour obtenir des instructions détaillées.

Si un employé refuse une garantie, veuillez lui demander de remplir le formulaire Renonciation à l’assurance collective et transmettez-le par courriel à admin@groupinsurance.rbc.com. Gardez l’original du formulaire à portée de la main. Si l’employé présente une demande d’assurance pour une assurance à laquelle il a précédemment renoncé, il doit remplir et transmettre un formulaire Preuve d’assurabilité.

Preuve d’assurabilité

Le formulaire de preuve d’assurabilité doit être fourni dans les situations suivantes :

• Lorsqu’un employé ou une personne à charge est un adhérent tardif.
• Lorsqu’un employé demande un montant d’assurance qui dépasse le maximum sans preuve d’assurabilité stipulé dans votre police d’assurance collective
• Lorsqu’un employé ou une personne à charge présente une nouvelle demande pour une assurance qui avait été précédemment résiliée ou refusée.
• Lorsqu’un employé ou une personne à charge a précédemment refusé l’assurance au titre de cette police et qu’elle en fait la demande à une date ultérieure.
• Lorsqu’un employé ou une personne à charge fait une demande pour l’assurance vie temporaire facultative.

L’employé doit remplir le formulaire de preuve d’assurabilité et le transmettre par courriel à MedicalUnderwritingSupport@rbc.com. Si des renseignements médicaux supplémentaires sont requis, le proposant ou le médecin de celui-ci en sera avisé directement. Nous prendrons en charge les frais liés à l’obtention de ces renseignements, sauf dans le cas d’un adhérent tardif (un employé ou une personne à charge qui fait une demande d’assurance plus de 61 jours après y être admissible). Dans ce cas, l’employé devra payer lui-même ces frais. Nous vous ferons parvenir notre décision par correspondance, en y joignant une copie à l’intention du proposant. La copie du document motivant notre décision doit être remise à l’employé.

Si l’assurance est approuvée, la date de prise d’effet sera indiquée dans la lettre d’approbation. L’assurance approuvée sera ajoutée à votre relevé de facturation dans un délai de deux cycles de facturation.

Réembauche

Réembauche dans les six mois :

• Si l’employé reprend le travail au cours des six mois suivant la cessation de son emploi, vous pouvez renoncer automatiquement à la période probatoire et renouveler l’adhésion de l’employé. La remise en vigueur de l’adhésion de l’employé doit avoir lieu au cours des 61 jours suivant sa réembauche. Pour ce faire, il vous suffit de faire parvenir un courriel à admin@groupinsurance.rbc.com ou d’utiliser la fonction « Nous joindre » et de fournir le numéro de votre police collective, le nom de l’employé en question, la date de son retour au travail et la date de prise d’effet de l’assurance.

Réembauche après plus de six mois :

• Si l’employé reprend le travail à temps plein plus de six mois après la cessation de son emploi, il doit être considéré comme un nouvel employé ; la période probatoire n’est pas éliminée et la procédure d’adhésion habituelle doit être suivie. Demandez à l’employé de remplir le Formulaire d’adhésion à l’assurance collective, puis ouvrez une session dans le portail Administration en ligne pour procéder à l’adhésion de votre employé. Conservez l’original du Formulaire d’adhésion à l’assurance collective en dossier. Reportez-vous à la rubrique « Ajouter un membre du régime » de la section « Marches à suivre » pour obtenir des instructions détaillées.

Réembauche après un congé de maternité/congé parental ou une mise à pied :

• Vous pouvez renoncer à l’exigence pour l’employé d’accomplir la période probatoire s’il reprend le travail à temps plein au terme d’un congé de maternité ou d’un congé parental ou d’une mise à pied si l’employé avait décidé d’interrompre son assurance pendant ce congé ou cette absence. L’adhésion de l’employé doit être rétablie au cours des 61 jours suivant son retour. Pour rétablir l’adhésion de l’employé qui revient au travail, envoyez un courriel à admin@groupinsurance.rbc.com en indiquant le numéro de votre police, le nom de l’employé en question, la date de retour au travail de l’employé et la date de prise d’effet de l’assurance.

Déplacement d’affaires à l’étranger

Employés affectés à l’extérieur du Canada

• Les voyages d’affaires de 12 mois ou moins dans un pays qui n’est pas considère comme « à haut risque » ci-dessous sont autorisés
• Les voyages d’affaires dans n’importe quel pays de plus de 12 mois nécessitent une approbation
• Les voyages d’affaires pour une durée quelconque dans un « pays préoccupant » nécessitent une approbation
• Un formulaire de Déplacement d’affaires à l’étranger doit être rempli lorsqu’une approbation est requise, comme indiqué ci-dessus.

Les pays suscitant des préoccupations sont généralement définis comme ceux où le gouvernement du Canada a un avertissement en vigueur selon lequel il faut « éviter tout voyage » dans le pays. Les pays suscitant actuellement des préoccupations sont les suivants :

Résidents du Québec seulement

Afin de renforcer les exigences relatives à la langue française, le gouvernement du Québec a déposé le projet de loi 96, qui entre en vigueur le 1er juin 2023. Le projet de loi 96 exige que les entreprises respectent le droit de leurs clients résidant au Québec d’être informés et servis en français.

Pour se conformer à la réglementation prévue par le projet de loi 96, RBC Assurances fournira les livrets et les certificats du membre du régime en français et en anglais aux membres du régime résidant au Québec. Les promoteurs de régime résidant à l’extérieur du Québec avec des employés basés au Québec, peuvent s’adresser aux équipes Vente et Service de RBC Assurances pour obtenir des livrets en français.

Lorsque vous parlez à des clients résidant au Québec, n’oubliez pas de :

• Présenter les propositions et tous les autres documents d’assurance d’abord en français, même si leur préférence de langue est l’anglais.
• Supprimer toute version antérieure des formulaires pertinents. Nous vous encourageons fortement à utiliser les nouvelles versions mises à jour date du 1 juin 2023 et suivantes, car l’utilisation d’une version incorrecte peut entraîner le rejet de la proposition.