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Guide d’auto-adhésion

Aperçu

L’auto-adhésion (« auto-adhésion » dans les saisies d’écran) est un moyen pratique et efficace pour les membres du régime d’adhérer en ligne à leurs assurances collectives. Il donne aux membres du régime la souplesse d’effectuer leur adhésion à leur rythme.  Pour les nouveaux groupes, c’est l’équipe Administration RBC qui voit à configurer les événements alors que pour les nouveaux employés, la configuration est gérée au niveau de l’administrateur du régime. Un événement peut comprendre une date fixe de début et de fin ou rester ouvert pour l’adhésion de nouveaux employés.

Pour savoir si vous pouvez bénéficier de cette option, veuillez contacter votre spécialiste, Relation clientèle ou l’équipe des solutions d’avantages sociaux collectifs au 1-855-264-2174.

L’auto-adhésion convient-elle à votre groupe ?

L’administrateur du régime joue un rôle essentiel dans la gestion et le suivi des événements d’adhésion afin de s’assurer que les membres du régime effectuent avec succès leur adhésion. Pour effectuer le processus d’adhésion, tous les membres du régime doivent avoir un numéro de téléphone cellulaire et une adresse électronique. Cette fonction est mieux adaptée aux groupes dont les membres sont à l’aise avec les outils numériques et préfèrent les procédures en ligne.

Responsabilités de l’administrateur du régime

En tant qu’administrateur de régime, l’auto-adhésion vous permet de faire ce qui suit :

• Organiser des événements d’adhésion pour les nouveaux employés.
• Surveiller et suivre l’évolution du processus d’adhésion de chaque membre du régime.
• Configurer des courriels de rappel et inclure les coordonnées de la personne à contacter pour obtenir de l’aide.
• Téléverser, ajouter ou modifier les renseignements personnels de chaque membre du régime, y compris le nom, la date de naissance, le numéro d’employé et l’adresse courriel.
• Envoyer de nouveau les courriels d’invitation si nécessaire.

Ce à quoi peuvent s’attendre les membres de votre régime

Une fois que l’état d’un événement d’auto-adhésion indique Actif, les membres du régime :

1. recevront un courriel, comprenant un mot de passe temporaire, les invitant à effectuer leur adhésion ;
2. devront procéder à l’authentification de leur identité pour s’assurer que leurs renseignements sont exacts ;
3. saisiront leurs renseignements personnels et l’information sur leurs personnes à charge et désigneront un bénéficiaire, le cas échéant, pour terminer le processus d’auto-adhésion en ligne ;
4. recevront un courriel de confirmation d’adhésion comprenant le numéro de la police collective, le numéro d’identification de membre du régime et les étapes suivantes ;
5. recevront une invitation à s’inscrire au portail RBC Assurances en ligne, qui leur permettra d’accéder à leur carte d’identification numérique d’assurance collective, d’établir l’information sur le dépôt direct et de profiter de leurs avantages sociaux !

Veuillez noter que le processus d’auto- adhésion devrait prendre environ 15 minutes.

Voir un tutoriel en direct ici !

Accéder à un événement d’auto-adhésion

Pour les affaires nouvelles, c’est l’équipe Administration RBC qui configure votre événement d’auto-adhésion. Une fois l’événement créé, l’administrateur du régime recevra un courriel d’activation compte de l’équipe d’administration de RBC. Cet e-mail fournira un préavis de 1 jour ouvrables que le nouvel événement de groupe sera créé et une confirmation que les e-mails d’invitation des membres du plan seront envoyés à ce moment-là.

Vous pouvez dès lors suivre la progression des adhésions et surveiller leur achèvement lorsque vous ouvrez une session sur le portail Administration en ligne RBC.

Voir un tutoriel en direct ici !

1. Accédez au portail Administration en ligne RBC.
2. Accédez aux événements d’adhésion en sélectionnant Événements d’adhésion dans le menu de navigation sur le côté gauche de la page.
3. Affichez l’événement Nouveau groupe avec l’état Actif. À noter que vous pouvez afficher de nombreux événements répartis par division de facturation ou par province, s’il y a lieu . Dans cet affichage, vous pourrez également voir le statut, les dates de début et de fin, l’état d’avancement des adhésions et des invitations, et les fonctions Voir ou Config. l’événement.
4. Cet affichage vous donnera un aperçu du nombre d’employés invités à l’événement d’auto-adhésion, ainsi que le nombre de ceux qui ont adhéré avec succès.

Accéder aux détails de la configuration

1. Accédez aux Événements d’adhésion à partir du menu de navigation sur le côté gauche de la page.
2. Repérez l’événement concerné selon la division de facturation ou la province, le cas échéant.
3. Cliquez sur Configurer.
4. Cet affichage vous permet d’accéder aux détails de l’événement. Des modifications peuvent être apportées à chaque section, au besoin. Par exemple, on peut modifier les coordonnées de l’administrateur du régime ou afficher les modèles de courriel.
5. Si vous apportez des modifications à la configuration, assurez-vous de cliquer sur Sauvegarder pour que vos modifications soient effectuées.

Remarque : la configuration des nouveaux groupes est effectuée par l’équipe Administration RBC. Pour l’ajout de nouveaux employés, c’est l’administrateur du régime qui définira les détails de la configuration. Consulter la section Configurer un événement d’auto-adhésion – Nouveaux employés pour obtenir plus d’informations sur la façon de configurer un nouvel événement.

Suivi de l’événement d’adhésion

1. Accédez aux Événements d’adhésion à partir du menu de navigation sur le côté gauche de la page.
2. Repérez l’événement concerné selon la division de facturation ou la province, le cas échéant.
3. Cliquez sur Voir.
4. Vérifier l’état d’avancement de l’adhésion de chaque employé.
   • Nouveau : L’employé n’a pas commencé le processus d’adhésion.
   • En cours : L’employé a commencé le processus d’authentification mais n’a pas encore terminé.
   • Terminé : L’employé a terminé le processus d’adhésion et a un numéro d’identification de membre du régime.
5. Si la réinitialisation du mot de passe est nécessaire, cliquez sur Renvoyer le courriel. Un nouveau mot de passe temporaire est généré.
6. Si les renseignements sur le membre du régime doivent être mis à jour, cliquez sur Modifier. Apportez les modifications nécessaires concernant le membre du régime. Cliquez sur Sauvegarder. Si le membre du régime dispose du courriel d’invitation initial avec le mot de passe temporaire original, il n’est pas nécessaire de renvoyer le courriel. Si l’adresse courriel a changé ou si le membre du régime ne retrouve pas le courriel initial, vous devrez cliquer sur Renvoyer le courriel. 

Inviter un nouveau membre du régime

1. Dans le tableau de bord ##Événements d’adhésion, sélectionnez l’événement que vous souhaitez utiliser et cliquez sur Voir.
2. Cliquez sur Inviter une nouvelle personne assurée.
3. Saisissez les renseignements personnels sur le membre du régime.
4. Ajouter le montant alloué au compte crédit santé (CCS), le cas échéant.
5. Ajouter le montant alloué au compte crédit bien-être (CCBE), le cas échéant.
6. Cliquez sur Sauvegarder.
7. Les renseignements sur les membres sont affichés sous le nom de l’événement, ainsi que les éléments suivants :
   • Courriel envoyé : Confirmation que l’invitation au membre du régime a été générée automatiquement.
   • Statut : Vous pouvez voir le statut du membre du régime :

Nouveau : L’employé n’a pas commencé le processus d’inscription à l’événement.

En cours : L’employé a commencé le processus d’authentification mais n’a pas encore terminé.

Terminé : L’employé a terminé l’adhésion et un numéro d’identification de membre du régime lui a été attribué.

c. Dernière connexion (heure)

8. Cliquez sur Modifier pour modifier les renseignements personnels d’un membre du régime.
9. Cliquez sur Renvoyer le courriel si le membre du régime est bloqué ou ne trouve pas le courriel initial qui lui a été envoyé. L’option Renvoyer le courriel génère un nouveau mot de passe à envoyer par courriel et fournit au membre du régime une nouvelle occasion d’authentifier ses données et de poursuivre la procédure d’adhésion.
10.  Répétez les étapes 2 à 7 pour les autres membres du régime. 

Téléverser les données sur une nouvelle personne assurée

Utilisez la fonction Téléverser les données sur les personnes assurées pour inviter simultanément plusieurs membres au moyen d’un fichier CSV. Utilisez le modèle de fichier CSV standard ici . Lorsque vous utilisez le modèle de fichier, saisissez les renseignements relatifs à chaque membre du régime dans le fichier en utilisant le format standard et enregistrez le fichier dans votre propre répertoire au format CSV. Accédez à l’aide à l’emploi ici .

1. Cliquez sur Téléverser les données sur les personnes assurées à partir de la page Voir du tableau de bord.
2. Glissez-déposez le fichier ou cliquez sur Ajouter un fichier. Le système enverra automatiquement les invitations par courriel et indiquera le nombre d’enregistrements qui ont été téléversés correctement.
3. En cas d’erreur, cliquez sur le symbole de téléchargement pour afficher les enregistrements d’erreur accompagnés d’explications. Vous pouvez corriger les données de ces enregistrements dans le fichier et téléverser à nouveau le fichier pour terminer la procédure d’invitation.
4. Tous les renseignements sur les membres du régime qui ont été téléversés apparaissent dans le tableau de bord.

Remarque : Une fois que le modèle de recensement a été rempli, vous devrez l’enregistrer en tant que fichier csv avant de le télécharger dans le système.  

Configurer un événement d’auto-adhésion – Nouveaux employés

La configuration d’un nouvel événement ne doit être effectuée que par l’administrateur du régime pour les nouveaux employés. L’équipe Administration RBC configurera l’événement pour un nouveau groupe. Pour organiser un événement d’auto-adhésion pour les nouveaux employés, veuillez suivre les instructions ci-dessous.

1. Accédez aux événements d’adhésion en sélectionnant Événements d’adhésion dans le menu de navigation sur le côté gauche de la page.
2. Cliquez sur Ajouter un nouvel événement.
3. Saisissez un Nom de l’événement. Il est suggéré d’utiliser la mention « Nouvelle embauche » et d’inclure la division de facturation ou la catégorie, le cas échéant. Exemple : Nouvel employé – BD 1, catégorie 1
4. Sélectionnez Type d’événement :
   • Nouvelle embauche – auto-adhésion ouverte à mesure de l’intégration de nouveaux employés.
5. Saisissez la Date de début – il s’agit de la date de début de l’événement. Il est recommandé d’utiliser une date de début antérieure à la date d’entrée en vigueur de la couverture. Cela permet aux membres du régime de commencer leur processus d’adhésion et d’obtenir un numéro d’identification de membre du régime avant la date d’entrée en vigueur.
6. Saisissez la Date de fin – Laissez cette section vide pour les événements relatifs aux nouveaux employés.
7. Délai d’envoi de courriel – Sélectionnez une valeur UNIQUEMENT si la date de début de l’événement se situe dans le futur. Sinon, laissez la valeur réglée à 0.
8. Remplissez le champ Description de personne-ressource pour indiquer le nom de la principale personne-ressource de l’administrateur du régime, suivi de son numéro de téléphone et de son adresse courriel. Les membres du régime peuvent demander de l’aide en utilisant ces coordonnées.
9. Passez en revue la section Détails du courriel d’invitation.  Cliquez sur Voir modèle.  Il s’agit du modèle de courriel qui sera envoyé aux membres du régime une fois le courriel d’adhésion envoyé. En passant en revue les détails du courriel d’invitation, utilisez le menu déroulant Sélectionnez un modèle de courriel pour changer la langue qui apparaît en premier dans le courriel d’invitation.
10. Passez en revue la section Détails du courriel de rappel. Cliquez sur Voir modèle. Il s’agit du modèle de courriel de rappel qui sera envoyé aux membres du régime en fonction de la fréquence de rappel. Lors de l’examen des détails du courriel de rappel, utilisez le menu déroulant Sélectionnez un modèle de courriel pour changer la langue qui apparaît en premier dans le courriel d’invitation.
11. La Fréquence des rappels détermine la fréquence à laquelle les courriels de rappel seront envoyés aux membres du régime. La fréquence standard est fixée par défaut à deux jours. Le courriel de rappel ne contient pas le mot de passe par défaut. Le membre du régime doit utiliser le courriel original reçu pour obtenir le mot de passe et le lien vers l’outil d’auto-adhésion.
12. Remplissez la section Montants alloués pour déposer les sommes allouées dans le compte crédit santé ou le compte crédit bien-être, s’il est compris dans votre régime. 
    • Cliquez sur Compte crédit santé pour saisir le montant maximum permis. Ces maximums établiront les limites qui garantiront que les dépôts déclarés ne sont pas dépassés. Il est recommandé de saisir le montant maximal en fonction de la structure de votre régime.
    • Cliquez sur Compte crédit bien-être pour saisir le montant maximum permis. Ces maximums établiront les limites qui garantiront que les dépôts déclarés ne sont pas dépassés. Il est recommandé de saisir le montant maximal en fonction de la structure de votre régime.
13. Section Autres options.
    • Si votre régime comprend l’assurance vie, l’assurance décès et mutilation accidentels ou l’assurance maladies graves, veuillez régler le champ Activer la désignation d’un bénéficiaire sur Oui.En réglant cette option sur Oui, les membres de votre régime devront désigner un bénéficiaire au moment de l’adhésion.
14. Cliquez sur Sauvegarder. L’état de la configuration continue d’indiquer Inactif jusqu’à ce que vous soyez prêt à poursuivre.
15. Lorsque vous êtes certain que tous les renseignements ont été configurés conformément à vos spécifications, cliquez sur le bouton bascule pour le faire passer de Inactif à Actif en haut à droite de la page.
16. Consultez la section Inviter une personne assurée ou Téléverser les données sur une personne assurée pour ajouter les nouveaux employés. Des courriels d’auto-adhésion seront envoyés aux membres du régime qui ont été invités.
17. Vous pourrez à présent suivre et afficher l’état de l’adhésion des membres au régime.

FAQ

Quelles sont les ressources disponibles pour les administrateurs et les membres du régime ?