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Marches à suivre

Guides pour savoir comment tout faire ou presque en tant qu’administrateur de régime

Ajouter un membre du régime

1. Sélectionnez Ajouter un membre du régime à l’écran d’accueil ou dans la barre de menus de gauche.
2. Choisissez la division de facturation (le cas échéant) et entrez la date d’embauche.
3. Entrez les renseignements personnels et répondez à la question relative à la citoyenneté canadienne/résidence permanente.
4. Choisissez le menu déroulant approprié pour Étendre la couverture d’assurance maladie à et Étendre la couverture d’assurance soins dentaires à.

Couverture individuelle : Si le membre du régime n’a que les assurances vie et invalidité, choisissez la couverture individuelle dans les listes déroulantes de l’assurance maladie et de l’assurance soins dentaires. (Nota : Si le membre du régime a des personnes à charge, vous devez choisir l’option familiale pour accorder au membre du régime l’assurance vie des personnes à charge.)

Couverture familiale : Si le membre du régime a l’assurance maladie et l’assurance soins dentaires et a des personnes à charge admissibles, choisissez Membre du régime, conjoint et personnes à charge dans les listes déroulantes des assurances maladie et soins dentaires.

Renonciation de la couverture : Si le membre du régime est déjà couvert par une assurance maladie ou soins dentaires et qu’il souhaite renoncer à la couverture d’assurance maladie et soins dentaires RBC, choisissez Renoncer à la couverture dans les listes déroulantes pertinentes.

5. Confirmez la renonciation à la période probatoire
   • Confirmez que toutes les conditions sont remplies si vous renoncez à la période probatoire. (Le cas échéant) Sélectionnez Suivant.
6. Remplissez la section Renseignements personnels, Coordonnées, Emploi et Revenu.
7. Entrez les renseignements sur les personnes à charge (le cas échéant).
   • Si la personne à charge est un conjoint, répondez correctement à la question A une autre couverture.
8. Entrez les crédits au compte de crédit santé ou bien-être (le cas échéant).
9. Passez en revue les renseignements fournis : cliquez ensuite sur Soumettre.

Le membre du régime a maintenant été ajouté et une page de confirmation sera générée. Un nouveau numéro d’identification de membre du régime est créé et affiché dans l’enregistrement de membre du régime dans le haut de la page, sous son nom.

Vous pouvez dès lors entrer les renseignements sur le bénéficiaire (le cas échéant), modifier les sections sur le membre du régime, épingler le membre du régime ou imprimer la carte d’identification.

Ajouter une personne à charge

1. Sur la page d’accueil du portail Administration en ligne, recherchez le membre du régime pertinent à l’aide de la barre de recherche. Vous pouvez également sélectionner Rechercher/modifier le membre du régime dans la barre de menus de gauche.
2. Faites défiler l’écran jusqu’aux renseignements sur les personnes à charge cliquez sur le lien Ajouter des personnes à charge.
3. Remplissez les zones requises, y compris le Premier jour de couverture, puis cliquez sur Enregistrer ou Ajouter une autre personne à charge.

4. Si l’ajout de personnes à charge modifie la situation familiale (p. ex., couverture pour personne seule à familiale), vous devrez mettre à jour l’information dans la section Renseignements sur l’emploi.
5. Accédez à la section Renseignements sur l’emploi.
6. Cliquez sur Modifier ou double-cliquez dans n’importe quelle zone.
7. Modifiez la situation familiale pour indiquer Membre du régime, conjoint et personnes à charge.
8. Entrez la date d’entrée en vigueur.
9. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter des crédits au compte de dépenses (compte crédit santé et compte crédit bien-être)

1. Dans le cadre du processus Ajouter un membre du régime, accédez à la section Compte(s) de dépenses.
2. Entrez le ou les Montants de cotisation dans les zones pertinentes.
3. Cliquez sur Soumettre.

Événements liés aux personnes à charge

Lorsque la gestion des personnes à charge est disponible, les événements liés aux personnes à charge vous permettent de passer en revue les nouvelles personnes à charge ajoutées à votre régime par les membres du régime, ou tout rétablissement effectué par des membres du régime au moyen du portail des membres du régime.

1. Sélectionnez Événements liés aux personnes à charge dans la barre de menus de gauche.
2. Entrez les dates de début et de fin de la période, au besoin. (Les dates sont définies par défaut aux 10 derniers jours).
3. Cliquez sur Rechercher.
4. Les données sur les membres du régime et sur les personnes à charge sont présentées dans les résultats, ainsi que la date à laquelle la modification concernant le membre du régime a été traitée.

Opérations en bloc

1. Cliquez sur Opérations en bloc dans le menu de gauche. Cette vue affichera le tableau de bord des événements liés aux opérations en bloc terminées ou en cours.
2. Pour afficher des renseignements détaillés sur les opérations en bloc précédentes, sélectionnez la rangée pertinente et cliquez sur Afficher.

Créer une nouvelle opération en bloc

1. Cliquez sur Créer une nouvelle opération en bloc.
2. Sélectionnez le type de changement dans le menu déroulant.
3. Entrez les critères de recherche suivants : Division de facturation, État, Catégorie et cliquez sur Rechercher.
4. Sélectionnez les membres du régime que vous souhaitez voir dans les résultats de la recherche :
5. Dans le menu hamburger, l’option Sélectionner tout sur la page courante ajoutera une coche en regard de chaque membre du régime et affichera le nombre d’enregistrements sélectionnés.
6. L’option Sélectionner tous les enregistrements comprendra chaque membre du régime sur plusieurs pages et indiquera le nombre total d’enregistrements sélectionnés.
7. Cliquez sur Désélectionner tout pour supprimer la coche à côté de chaque membre du régime. Cliquez sur Confirmer dans le message de confirmation contextuel.
8. Ou cliquez sur des membres du régime particuliers. Une coche indique les membres du régime que vous avez sélectionnés.
9. Une fois que vous avez sélectionné tous les membres du régime nécessaires, sélectionnez Suivant.
10. Entrez la date d’entrée en vigueur et fournissez tous les renseignements supplémentaires nécessaires pour effectuer l’opération, puis sélectionnez Suivant.
11. Passez en revue les renseignements et sélectionnez Confirmer la modification. L’opération en bloc a été soumise et sera traitée automatiquement. L’exécution des modifications sera momentanément retardée en fonction du nombre d’opérations demandées.
12. Cliquez sur Afficher l’état pour retourner au tableau de bord afin de vérifier l’état d’avancement de la demande ou cliquez sur Faire un autre changement.

Téléverser une opération en bloc

1. Dans le menu Opérations en bloc, sélectionnez Téléverser une opération en bloc.
2. Cliquez sur Choisir un fichier.
3. Joignez le fichier à envoyer aux fins de traitement ou faites-le glisser et déposez-le.
4. Cliquez sur Téléverser un fichier.
5. Cliquez sur Terminé.

Modifier ou corriger des erreurs dans un renseignement existant

1. Sélectionnez Rechercher/Modifier membre du régime.
2. Recherchez le membre du régime pertinent.
3. Accédez à la section que vous souhaitez modifier ou corriger, puis cliquez sur Modifier pour mettre à jour l’information.
4. Une fois l’information mise à jour, choisissez la Date d’entrée en vigueur et cliquez sur Enregistrer.

Imprimer une carte d’identification

1. Sur la page d’accueil du portail Administration en ligne, recherchez le membre du régime pertinent à l’aide de la barre de recherche.
2. Cliquez sur l’icône de la carte d’identification à droite de la section Nom du membre du régime.
3. La carte d’identification du membre du régime s’affiche. Cliquez sur Imprimer.

Si vous avez besoin d’une carte d’identification de remplacement, veuillez communiquer avec l’équipe Soutien administratif RBC Assurances.

Rétablir la couverture d’un membre du régime

1. Recherchez le membre du régime Non actif.
2. Cliquez sur l’icône Rétablir à droite de la section du nom du membre du régime.
3. Rétablissez la couverture de toutes les personnes à charge ou sélectionnez celles dont la couverture sera rétablie avec le membre du régime.
4. Entrez la date d’entrée en vigueur du rétablissement.
5. Cliquez sur Rétablir.
6. Le message de confirmation s’affiche. Si vous souhaitez procéder au rétablissement de la couverture, cliquez sur Confirmer. Si ce n’est pas le cas, cliquez sur Annuler.
7. La remise en vigueur modifie-t-elle la situation familiale du membre du régime ? Si oui, allez à la section Renseignements sur la couverture.
   • Cliquez sur Modifier ou double-cliquez dans n’importe quelle zone pour ouvrir les zones à remplir.
   • Pour les garanties d’assurance maladie, sélectionnez le niveau de couverture dans le menu déroulant.
   • Entrez la date d’entrée en vigueur.
   • Cliquez sur Enregistrer.
8. Accédez à la section Renseignements sur l’emploi.
   • Cliquez sur Modifier ou double-cliquez dans n’importe quelle zone.
   • Changement de la situation familiale.
   • Entrez la date d’entrée en vigueur.
   • Cliquez sur Enregistrer.

Rétablir la couverture d’une personne à charge

1. Recherchez le membre du régime actif.
2. Accédez à la section Personnes à charge.
3. Cliquez sur les points de suspension (…) sous la colonne Action, pour la personne à charge que vous souhaitez rétablir, puis cliquez sur Rétablir. Une section Rétablir les personnes à charge s’affiche.
4. Entrez la date d’entrée en vigueur.
5. Cliquez sur Rétablir.
6. Le message de confirmation s’affiche.
   • Si vous souhaitez procéder au rétablissement de la couverture, cliquez sur Confirmer.
   • Si ce n’est pas le cas, cliquez sur Annuler.
7. Le rétablissement de la couverture de cette personne à charge modifie-t-il la situation familiale du membre du régime ? Si oui, allez à la section Renseignements sur la couverture.
   • Cliquez sur Modifier ou double-cliquez dans n’importe quelle zone pour ouvrir les zones à remplir.
   • Pour les garanties d’assurance maladie, modifiez le niveau de couverture en sélectionnant l’option dans le menu déroulant.
   • Pour les assurances vie et invalidité, modifiez le niveau de couverture en sélectionnant l’une des valeurs.
   • Entrez la date d’entrée en vigueur.
   • Cliquez sur Enregistrer.
8. Accédez à la section Renseignements sur l’emploi.
   • Cliquez sur Modifier ou double-cliquez dans n’importe quelle zone.
   • Changement de la situation familiale.
   • Entrez la date d’entrée en vigueur.
   • Cliquez sur Enregistrer.

Payer des factures d’un régime autogéré

1. Dans l’onglet du menu de gauche, sélectionnez Factures de régime autogéré.
2. Recherchez une facture pour la période de facturation la plus éloignée indiquant l’état Paiement requis. (Remarque : S’il y a plus d’une facture impayée, traitez d’abord celle dont la date est la plus éloignée.)
3. Cliquez sur Terminer facture pour la facture correspondante.
4. Entrez tous les détails relatifs au produit et aux taxes pour la période de facturation, puis cliquez sur Soumettre. (Remarque : Vous perdrez toutes les données saisies si vous cliquez sur Annuler.)
5. Si le montant de la prime nette diffère beaucoup du montant de la prime nette de la période précédente, vous devrez en expliquer la raison.
6. Si une correction doit être apportée à l’une des dates soumises, cliquez sur Retourner à l’entrée de données et retournez à l’étape 4. Sinon, cliquez sur Approuver pour poursuivre la soumission de données sur les primes de la période.
7. Le processus de paiement est terminé ; une page de confirmation sera générée et indiquera l’un des états suivants :
   • En attente de vérification : si le montant de la prime nette diffère beaucoup du montant de la période précédente.
   • Approuvée : s’il n’y a aucune question en suspens relativement à votre paiement et le paiement a déjà été appliqué.
   • En attente de paiement : s’il n’y a aucune question en suspens relativement à votre paiement, et le paiement n’a pas été appliqué ni reçu.

Résilier l’assurance d’un membre du régime

1. Recherchez le membre du régime.
2. Cliquez sur l’icône Résilier, à droite de la section Nom du membre du régime. Une section Résilier la couverture du membre du régime s’affiche.
3. Entrez la première date sans couverture dans la zone de la date et indiquez le motif de la résiliation.
4. Indiquez si le membre du régime est décédé et s’il a des survivants couverts par le régime en répondant à la question.
5. Cliquez sur Résilier.
6. Le message de confirmation s’affiche.
   • Si vous souhaitez procéder à la résiliation, cliquez sur Confirmer.
   • Si ce n’est pas le cas, cliquez sur Annuler.

L’assurance du conjoint survivant sera maintenue sous le numéro d’identification du membre du régime actuel – les chèques, cartes d’identification et correspondance seront émis au nom du conjoint survivant. Le nom du membre du régime décédé continuera de figurer sur la facturation.

Résilier l’assurance d’une personne à charge

1. Recherchez le membre du régime actif.
2. Accédez à la section Personnes à charge.
3. Cliquez sur les points de suspension (…) sous la colonne Action, pour la personne à charge dont vous souhaitez résilier la couverture, puis cliquez sur Résilier. Une fiche Résiliation de couverture de la personne à charge s’affiche.
4. Entrez la première date sans couverture.
5. Cliquez sur Résilier.
6. Le message de confirmation s’affiche.
   • Si vous souhaitez procéder à la résiliation, cliquez sur Confirmer.
   • Si ce n’est pas le cas, cliquez sur Annuler.
7. La résiliation de la couverture de cette personne à charge modifie-t-elle la situation familiale du membre du régime ? Si oui, allez à la section Renseignements sur la couverture.
   • Cliquez sur Modifier ou double-cliquez dans n’importe quelle zone pour ouvrir les zones à remplir.
   • Pour les garanties d’assurance maladie, sélectionnez le niveau de couverture dans le menu déroulant.
   • Entrez la date d’entrée en vigueur.
   • Cliquez sur Enregistrer.
8. Accédez à la section Renseignements sur l’emploi.
   • Cliquez sur Modifier ou double-cliquez dans n’importe quelle zone.
   • Changement de la situation familiale.
   • Entrez la date d’entrée en vigueur.
   • Cliquez sur Enregistrer.

Transférer un membre du régime à une division de facturation différente

1. Sélectionnez Rechercher/modifier membre du régime.
2. Recherchez le membre du régime pertinent.
3. Accédez à la section Renseignements sur l’emploi.
4. Cliquez sur Modifier.
5. Sélectionnez la division de facturation appropriée dans le menu déroulant Division de facturation.
6. Entrez la date d’entrée en vigueur de la modification.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Sommaire des opérations

Cette fonction vous permet de passer en revue toutes les mises à jour et modifications que l’utilisateur a apportées au cours des sept dernières années. Vous pouvez effectuer une recherche par type d’opération, par plage de dates précises ou se rapportant à un enregistrement de membre du régime spécifique. C’est une excellente façon de voir l’historique des opérations effectuées au fil du temps.

1. Cliquez sur Mon sommaire des opérations dans la barre de menus de gauche.
2. Entrez les critères de recherche tels que les plages de dates de début et de fin, le type d’opération ou le numéro d’identification du membre du régime.
3. Cliquez sur Rechercher. Une liste des enregistrements des membres du régime avec les opérations effectuées s’affiche.

Afficher des livrets et contrats

1. Cliquez sur Livrets/Contrats dans la barre de menus de gauche.
2. Une liste des livrets, contrats et lettres administratives s’affichera.
3. Choisissez la barre de menus pertinente et cliquez sur Afficher pour l’ouvrir.

Vous pouvez facilement basculer entre les livrets anglais et français (le cas échéant).

Afficher des relevés de facturation

1. Cliquez sur Afficher les factures à partir de la barre de menus de gauche.
2. Sélectionnez le type de facturation que vous souhaitez consulter (le cas échéant).
   • Facturation groupée/SAS prévus au budget
   • Facturation en fonction des demandes de règlement (à terme échu)
3. Sélectionnez le mois et l’année.
4. Cliquez sur Rechercher.
5. Lorsque la facturation repose sur des divisions de facturation, chaque facture s’affiche séparément. Cliquez sur le PDF de la facture à afficher.

Renoncer à la période probatoire

1. Dans la section Ajouter un membre du régime, confirmez que vous souhaitez renoncer à la période probatoire en basculant le bouton à Oui. Confirmez que les critères sont remplis et sélectionnez Suivant pour continuer.
2. Si vous sélectionnez Oui pour renoncer à une période probatoire, vous verrez s’afficher une fenêtre contextuelle indiquant les critères à respecter.
3. Si le membre du régime ne répond pas aux critères, vous pouvez modifier votre réponse et sélectionner Non et la période probatoire s’appliquera.
4. Si vous acceptez les conditions de renonciation à la période probatoire, entrez Suivant et la couverture commencera à la date d’embauche.