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Changements concernant les employés

En tant qu’administrateur du régime, vous devez impérativement tenir à jour tous les renseignements concernant les membres de régime.

Parmi les changements possibles, mentionnons les suivants :

• Modification des renseignements personnels concernant le membre du régime, notamment son nom, sa langue, ajout ou suppression de personnes à sa charge ou modification de son état matrimonial, par exemple remplacement de célibataire par couple ou famille. Exemple ; Changements dus au mariage, à l’admissibilité d’un conjoint de fait, à la séparation ou au divorce légal, à la naissance ou à l’adoption d’un enfant

• Changement de division, de catégorie ou du lieu de travail

• Changement de fonctions, de salaire ou du nombre d’heures travaillées

Pour vous aider à saisir l’information nécessaire à l’enregistrement de tout changement, demandez d’abord à l’employé de remplir le Formulaire de modification des renseignements sur le membre du régime puis utilisez le portail Administration en ligne et reportez-vous à la rubrique « Modifier ou corriger une erreur dans un renseignement existant » de la section « Marches à suivre » pour obtenir des instructions détaillées.

Tous les changements doivent être déclarés au moyen du portail Administration en ligne au cours des 31 jours suivant la date de prise d’effet du changement. Les changements qui remontent à plus d’un mois ou qui entreront en vigueur dans plus d’un mois ne peuvent pas être effectués au moyen du portail Administration en ligne. Vous devez communiquer avec notre équipe d’administration pour faire le changement.

Modifications de masse touchant les membres du régime

Certains types de modifications touchant les membres du régime peuvent être traitées en grand nombre, ce qui permet le traitement en temps réel de ces demandes. Les types de modifications qui peuvent être traitées comme une opération de masse comprennent ce qui suit :

• Mises à jour du salaire

• Modifications aux divisions de facturation

• Changements de catégorie

• Changements de Centre de coûts

• Cessations d’emploi

• Remises en vigueur

Reportez-vous à la rubrique « Transaction de masse » de la section « Marches à suivre » pour obtenir des instructions détaillées.

Renseignements concernant un étudiant

Si un membre du régime a une personne à charge qui est étudiant à temps plein dans un collège ou une université reconnus et qui est âgée de 21 ans, mais moins de 26 ans, la fréquentation de l’établissement d’enseignement doit être confirmée tous les ans. Nous vous enverrons au début de chaque année scolaire une liste des membres de régime et de leurs personnes à charge âgées de 21 à 26 ans. Vous aurez alors 60 jours pour communiquer avec les membres de votre régime et confirmer l’exactitude des renseignements sur les personnes à charge, et en faire part à RBC Assurances.

La confirmation de l’exactitude de ces renseignements permet de s’assurer que les personnes à charge admissibles seront couvertes sans interruption par les assurances maladie et soins dentaires jusqu’en septembre de l’année suivante.

Changements touchant la désignation de bénéficiaire

Pour modifier la désignation de bénéficiaire, là où la loi l’autorise, demandez au membre du régime de remplir le formulaire Désignation de bénéficiaire et conservez l’original dans vos dossiers.

Vous pouvez apporter les changements nécessaires en ouvrant une session sur le site Administration en ligne puis en modifiant les renseignements relatifs au bénéficiaire. Utilisez le portail Administration en ligne et reportez-vous à la rubrique « Modifier ou corriger une erreur dans un renseignement existant » de la section « Marches à suivre » pour obtenir des instructions détaillées.

Ajout de prestations de conjoint survivant pour soins de santé et dentaires

Advenant le décès d’un membre du régime, la couverture des personnes à charge assurées admissibles peut être maintenue jusqu’à la plus rapprochée des dates suivantes :

• La date suivant de 24 mois la date du décès ;

• La date à laquelle la personne assurée ne serait plus considérée comme une personne à charge au titre du régime si le membre du régime était encore en vie ; ou

• La date à laquelle le régime d’assurance au titre duquel la personne à charge est assurée prend fin.

Utilisez le portail Administration en ligne pour indiquer le décès du membre de régime et ajouter les garanties du conjoint survivant. Une fois le conjoint survivant ajouté, une carte d’identification et une lettre vous seront envoyées par la poste. Cette lettre explique au conjoint survivant ce qu’il doit faire pour s’inscrire au service Solutions d’assurance collective en ligne.

Résiliation de l’assurance d’un membre de régime

La résiliation concernant les membres de régime qui ne sont plus couverts au titre du régime doit être traitée rapidement afin d’éviter qu’ils n’engagent des frais supplémentaires donnant lieu à une demande de règlement. Résiliez la couverture des employés en ouvrant une session dans le portail Administration en ligne au cours des 14 jours suivant leur cessation d’emploi. Reportez-vous à la rubrique « Résilier l’assurance d’un membre du régime » de la section « Marches à suivre » pour obtenir des instructions détaillées.

Congé de maternité ou congé parental

Vous devez vous familiariser avec les dispositions relatives au congé de maternité et au congé parental de la Loi sur l’assurance-emploi et de la Loi sur les normes d’emploi de votre province. Tant que les primes sont payées, nous maintiendrons en vigueur l’assurance des employées en congé de maternité, jusqu’à concurrence de la période maximale prévue par les dispositions applicables au congé de maternité de la Loi sur l’assurance emploi ou de la Loi sur les normes d’emploi, à moins que l’employée avise par écrit l’employeur qu’elle n’a pas l’intention de maintenir sa participation au régime.

Si le membre de régime choisit d’interrompre son assurance, toutes les garanties prendront fin. Si le membre du régime choisit de renoncer à l’assurance, demandez-lui de remplir le formulaire Congé de maternité/congé parental – Refus de la garantie et versez l’original dans vos dossiers. Ouvrez une session dans le portail Administration en ligne pour résilier l’assurance. Reportez-vous à la rubrique « Résilier l’assurance d’un membre du régime » de la section « Marches à suivre » pour obtenir des instructions détaillées.

Transformation d’une assurance collective

Il est possible que les employés dont l’assurance a pris fin aient le droit de transformer leur assurance, tel qu’il est décrit dans votre police d’assurance collective et comme la loi l’exige. Ces employés doivent communiquer avec l’équipe du service des Solutions d’assurance collective RBC à l’adresse groupbenefitsolutions@rbc.com ou au numéro 1 855 264-2174 pour obtenir immédiatement une soumission. Les demandes de transformation sont accessibles à partir des formulaires du service à la clientèle et doivent être reçues par RBC Assurances dans les 31 jours suivant la cessation d’emploi de l’employé.