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Boîte à outils pour le bien-être au travail

En suivant quelques étapes judicieuses, vous pouvez créer une culture du bien-être permettant aux employés de s’épanouir. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des principales étapes.

Pourquoi le bien-être des employés est important pour votre entreprise

54 % des membres de régime ont au moins un diagnostic d’une affection/maladie chronique¹

80 % des travailleurs canadiens déclarent que leur bien-être global s’améliorerait si leur employeur leur offrait un programme de bien-être personnalisé²

94 % des travailleurs canadiens sont plus enclins à travailler pour un employeur qui se préoccupe de leur santé et de leur bien-être²

Les meilleurs employeurs comprennent l’importance d’avoir des programmes qui favorisent la santé et le bien-être de leurs employés. Les employés s’attendent non seulement à ce que leur employeur leur propose des services de soutien au bien-être, mais des études montrent que les employés en bonne santé sont plus motivés, ont un meilleur taux d’assiduité et sont plus productifs. De plus, les maladies chroniques et les problèmes de santé mentale sont en augmentation, si bien que de nombreux employés éprouvent des difficultés à donner le meilleur d’eux-mêmes au travail, et que les employeurs doivent faire face à des coûts croissants liés aux demandes de règlement. Proposer un service de soutien au bien-être est plus essentiel que jamais – pour vos employés d’abord et avant tout, mais aussi pour votre entreprise.

Le bien-être joue également un rôle important lorsqu’il s’agit d’attirer et de retenir les meilleurs talents. Les meilleurs profils ont le choix lorsqu’il s’agit de trouver un employeur, et nombre d’entre eux se basent sur les services de soutien au bien-être et sur les régimes d’avantages sociaux pour prendre leur décision. Quelle est la difficulté pour les employeurs ? Savoir par où commencer lorsqu’il s’agit d’élaborer une stratégie convaincante de bien-être au travail. RBC Assurances est là pour vous aider.

Commençons

La Boîte à outils pour le bien-être au travail de RBC Assurances vous guidera tout au long de votre parcours. Voici ce à quoi vous pouvez vous attendre :

• Un cadre pour évaluer les besoins de votre personnel en matière de bien-être
• Des outils pour aider à planifier et à mettre en œuvre des initiatives visant à répondre à ces besoins
• Des moyens de surveiller les progrès

En suivant les instructions, étape par étape, de ce guide, en utilisant les modèles et outils de communication prêts à l’emploi et en tirant parti des programmes inclus dans votre régime d’assurance collective de RBC Assurances, vous pouvez créer une stratégie de bien-être personnalisée pour votre entreprise.

Aperçu : Élaborez un programme de bien-être personnalisé pour votre entreprise

Pour commencer

En suivant quelques étapes judicieuses, vous pouvez créer une culture du bien-être permettant aux employés de s’épanouir. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des principales étapes.

Pour des conseils détaillés sur la façon de mettre en œuvre chaque étape, consultez cette liste de vérification. Et quelle que soit l’approche que vous privilégiez – une formule clé en main ou une solution plus complète pour votre programme bien-être – n’oubliez pas que de nombreuses options sont proposées pour vous aider à personnaliser le programme en fonction de vos besoins.

Soutien et ressources pour les administrateurs de régime

Votre spécialiste, Relation clientèle, de RBC Assurances est là pour vous épauler. Votre représentant peut organiser une séance afin de passer en revue la liste de vérification et de vous donner un aperçu du programme Bien-être RBC Assurances, du Programme d’aide aux employés et à leur famille et des autres services qui vous sont offerts. D’autres séances peuvent être organisées pour présenter ces programmes de bien-être à vos employés et leur fournir des renseignements sur la façon d’y accéder. Communiquez avec votre représentant dès aujourd’hui pour prendre rendez-vous au moment qui vous convient le mieux.

Liste de vérification de l’implantation

Utilisez cette liste de vérification pour guider la mise en œuvre de votre stratégie de bien-être, en utilisant les ressources mises à votre disposition dans le cadre de votre assurance collective RBC Assurances. En élaborant un plan stratégique, vous aiderez vos employés à donner le meilleur d’eux-mêmes au travail.

Étape 1: Mobiliser la direction de l’entreprise

Organisez une réunion avec votre équipe de direction pour présenter le concept de bien-être au travail et obtenir son soutien.

Pourquoi est-ce important ? La réussite d’un programme de bien-être au travail commence par une mobilisation des dirigeants de l’entreprise. La réussite durable dépend d’un soutien continu, et les employés sont plus enclins à participer à des programmes de bien-être qui sont encouragés par les dirigeants.

Comment y parvenir ? Vous avez besoin d’aide pour présenter à vos dirigeants le concept de bien-être au travail ? Nous avons ce qu’il vous faut. Votre spécialiste, Relation clientèle, de RBC Assurances peut animer ou appuyer la conversation. Appelez-le dès aujourd’hui pour convenir d’un rendez-vous.

Partagez cette courte vidéo avec les dirigeants de votre entreprise sur les avantages du bien-être au travail et les caractéristiques du programme Bien-être RBC Assurances afin de présenter rapidement le sujet.

Étape 2: Mobilisez l’ensemble de l’équipe

Envoyez un plan d’action clair avec le modèle de communication aux employés

Pourquoi est-ce important ? L’adhésion des employés au programme Bien-être RBC Assurances est essentielle au succès de votre stratégie de bien-être au travail. Le programme Bien-être RBC Assurances deviendra un outil important pour évaluer les besoins de vos employés et leur offrir des activités et des renseignements sur leur bien-être.

Comment y parvenir ? Cette communication aura une incidence plus grande si elle est envoyée par un haut dirigeant de votre entreprise. Demandez à un dirigeant d’encourager les employés à s’inscrire afin que tous puissent participer ensemble. Fixez une date limite pour l’inscription.

Organisez une séance d’information pour les employés

Pourquoi est-ce important ? Votre spécialiste, Relation clientèle, RBC Assurances peut profiter de cette occasion pour faire connaître tous les services de bien-être offerts à vos employés, comme le Programme Bien-être, le Programme d’aide aux employés Travail/Vie privée, Teladoc et les services de santé mentale complémentaires, afin qu’ils soient au courant de tous les soutiens qui leur sont offerts.

Comment y parvenir ? Contactez votre spécialiste, Relation clientèle, afin de planifier une démonstration à l’intention de votre équipe. Votre représentant fera une présentation aux employés afin de s’assurer qu’ils sont fin prêts à commencer à bénéficier de tous les programmes et services.

Faites-en un peu plus afin de présenter les programmes et services à vos employés

• Partagez cette vidéo promotionnelle du Programme Bien-être avec vos employés.
• Affichez ces brochures dans la salle de repas de votre lieu de travail, dans d’autres zones communes ou distribuez-les à chaque employé par voie électronique :
  • Programme Bien-être
  • Programme d’aide aux employés et à leur famille
  • Teladoc
  • Services de soutien en santé mentale
• Présentez ces services de soutien au bien-être lors de votre prochaine réunion d’employés.
• Organisez une fête de lancement du Programme Bien-être parallèlement à la réunion des employés. Si le budget le permet, incluez des collations saines et des bouteilles d’eau ou organisez un tirage au sort pour avoir la chance de gagner un Fitbit, un abonnement à une salle de sport, une carte-cadeau (que vous pouvez acheter à prix réduit sur la plateforme Bien-être !) ou tout autre cadeau lié au bien-être qui, selon vous, plairait à votre équipe.

Étape 3: Établir un plan de référence

Encouragez vos employés à remplir l’évaluation du bien-être global dans la plateforme Bien-être.

Pourquoi est-ce important ? En remplissant cette évaluation, vos employés disposeront de renseignements personnels sur les risques pour leur santé, ce qui les incitera à agir. Vous recevrez des données importantes et consolidées sur les besoins de vos employés et leur « disposition » à améliorer leur santé (pour les clients ayant plus de 50 employés inscrits). Remarque : pour préserver la confidentialité des employés, les données individuelles des employés ne sont pas visibles pour l’employeur.

Comment y parvenir ? En quelques clics seulement, vous pouvez envoyer une communication modèle à tous les employés pour les inciter à remplir le questionnaire d’évaluation du bien-être global. Reportez-vous à la rubrique « Promouvoir les évaluations de santé » du Guide de l’administrateur du programme Bien-être pour en savoir plus.

Passez en revue les données relatives aux demandes de règlement de votre régime d’assurance collective

Pourquoi est-ce important ? L’examen des données des demandes de règlement de votre régime d’avantages sociaux peut révéler des facteurs de risque propres à votre groupe d’employés, ce qui vous aidera à cibler des activités de bien-être pour répondre aux besoins de vos employés et à suivre les progrès au fil du temps.

Comment y parvenir ? L’accès à ces renseignements est simple :

• Connectez-vous au site Web Administration en ligne du service Solutions d’assurance collective.
• Cliquez sur « Web ShieldStats » dans la barre de menu de gauche, sous la rubrique « Rapports ».
• Sélectionnez « Rapports », puis « Demandes de règlement » et enfin « Analyse des demandes de règlement par catégorie ».
• Pour de plus amples renseignements sur la navigation dans Web ShieldStats, consultez l’Aide-mémoire du portail ShieldStats, qui se trouve sur le site Web Administration en ligne des Solutions d’assurance collective

Remarque : Certains rapports ne sont accessibles qu’aux employeurs comptant plus de cinq employés. Si vous avez besoin d’aide pour analyser les données des rapports, communiquez avec votre spécialiste, Relation clientèle, RBC Assurances.

Remplissez l’Évaluation d’un milieu de travail sain

Pourquoi est-ce important ? Mesurer l’état de santé actuel de votre environnement et de vos pratiques d’entreprise, qui sont des facteurs importants de la santé des employés, servira de base pour évaluer les progrès réalisés au fil du temps.

Comment y parvenir ? Remplissez l’Évaluation d’un milieu de travail sain lors du lancement et recommencez à intervalles réguliers (il est recommandé de le faire chaque année) afin de cerner les domaines dans lesquels des progrès ont été réalisés et ceux sur lesquels votre entreprise pourrait choisir de se concentrer à l’avenir.

Distribuez le sondage d’intérêt sur le bien-être à vos employés

Pourquoi est-ce important ? Ce sondage vous aidera à comprendre les types de programmes de bien-être qui intéressent vos employés et comment ils préfèrent y participer. Cette rétroaction, ainsi que les données recueillies ci-dessus, sont importantes pour la création d’une stratégie de bien-être adaptée aux besoins et aux désirs de vos employés. Cette personnalisation rendra plus efficaces vos efforts en vue de soutenir le bien-être des employés

Comment y parvenir ? Envoyez le sondage d’intérêt sur le bien-être aux employés à intervalles réguliers (il est recommandé de le faire chaque année). Nous vous recommandons de copier les questions dans un outil de sondage, comme SurveyMonkey, afin de protéger l’anonymat et de simplifier la consolidation des réponses. N’hésitez pas à personnaliser le sondage en y ajoutant des questions pertinentes pour votre entreprise.

Étape 4: Déterminer les objectifs de bien-être au travail

Définissez un ou plusieurs objectifs de bien-être au travail

Pourquoi est-ce important ? En définissant des objectifs clairs, vous pourrez concentrer vos efforts et disposer d’une base de référence pour mesurer les progrès de votre programme de bien-être au travail au fil du temps.

Comment y parvenir ? À l’aide des valeurs de référence de l’étape 3, déterminez un ou plusieurs objectifs prioritaires. Il doit s’agir d’objectifs généraux. Le plan d’action détaillé à l’étape 6 comportera des tactiques plus précises pour atteindre ces objectifs. Voici quelques exemples d’objectifs :

• Faire mieux connaître aux employés les programmes existants de soutien en santé mentale
• Améliorer les connaissances des gestionnaires en matière de santé mentale au travail
• Améliorer le milieu de travail pour favoriser la santé physique
• Favoriser une saine alimentation

Reportez-vous à l’Évaluation d’un milieu de travail sain pour obtenir des pistes supplémentaires. Les résultats obtenus au cours de la première année peuvent servir de référence pour fixer les objectifs futurs. Une fois les employés engagés dans le programme, des objectifs plus ciblés peuvent être définis en fonction de leurs besoins. Par exemple, les objectifs pour la deuxième année du programme peuvent être axés sur les problèmes de santé spécifiques qui contribuent à la plus grande proportion des coûts des sinistres ou sur les risques de santé les plus importants parmi vos employés selon les résultats de l’évaluation du bien-être global.

Étape 5: Évaluer les ressources disponibles

Cernez la capacité des employés à mener ou promouvoir les activités de bien-être.

Pourquoi est-ce important ? La participation des employés à la planification et à la promotion des activités peut être un puissant facteur de motivation qui encouragera leurs collègues à s’impliquer.

Comment y parvenir ? Examinez si quelqu’un est en mesure, ne serait-ce qu’une heure par semaine, de planifier des activités supplémentaires de bien-être au travail qui contribuent aux objectifs de votre entreprise en matière de bien-être.

Vous voulez en faire plus ? Envisagez de sonder vos employés pour voir s’ils sont disposés à se porter volontaires pour faire partie d’un comité du bien-être qui aiderait à planifier et à mettre en œuvre des activités de bien-être et à faire connaître les programmes de soutien au bien-être. La participation d’un membre de la direction au soutien du comité en améliorera l’efficacité.

Vérifiez le budget : y a-t-il de la place pour en faire plus ?

Pourquoi est-ce important ? Plus vous pouvez en faire, plus vous avez de chances de mobiliser votre équipe. Vérifiez si vous pouvez obtenir des financements pour les activités de bien-être au travail.

Comment y parvenir ? Communiquez avec votre personnel des ressources humaines ou de budgétisation pour connaître les fonds disponibles afin de prioriser le bien-être au travail.

Vous voulez en faire plus ? Demandez-vous si votre entreprise est disposée à offrir des incitatifs ou des récompenses supplémentaires aux employés qui participent à des activités de bien-être dans le cadre de la plateforme du Programme Bien-être RBC Assurances, notamment par le biais de défis, de l’évaluation du bien-être global et plus encore. Cela peut se faire au moyen de la plateforme Bien-être. RBC Assurances s’occupera de la mise en œuvre en votre nom, en veillant à ce que vos employés soient récompensés comme vous le souhaitez. Consultez le Guide de récompenses de mieux-être pour en savoir plus.

Étape 6: Établir un plan d’action pour atteindre les objectifs

Après avoir établi les objectifs de votre entreprise et évalué les ressources disponibles, vous pouvez mettre au point des tactiques pour les atteindre. N’oubliez pas de faire en sorte que ces objectifs soient spécifiques, mesurables, réalisables, raisonnables et assortis d’une échéance. Si le programme vient d’être lancé auprès de vos employés, vous pouvez commencer par fixer des objectifs modestes d’inscription et de participation au programme et à d’autres activités. Par exemple :

• Accroître la participation au programme de mieux-être numérique : dans les 6 mois suivant le lancement, 50 % des employés se seront inscrits au programme de bien-être.
• Organisez un défi d’entreprise sur le nombre de pas et un défi d’entreprise sur les habitudes au cours de l’année civile et visez un taux de participation d’au moins X % pour chacun.
• Rencontrez le fournisseur de la machine distributrice ou de la cafétéria pour lui demander de fournir plus d’options santé
• Mettez en place un programme de pauses-étirements pour les employés et donnez-leur des fiches d’exercices ainsi que des liens vers des vidéos

Commencez par les activités ci-dessous qui sont déjà incluses dans votre régime de Solutions d’assurance collective RBC Assurances. Consultez la Liste de suggestions d’activités bien-être pour trouver d’autres idées d’activités.

Lancez un défi d’entreprise afin de motiver vos employés

Pourquoi est-ce important ? Les défis bien-être d’entreprise peuvent motiver les employés à adopter des comportements plus sains. Ils sont conçus pour encourager la participation en groupe, susciter une émulation amicale, favoriser une culture du mieux-être et mettre en place un système de soutien entre collègues.

Comment y parvenir ? Pour commencer, choisissez un ou plusieurs défis de la plateforme Bien-être qui correspondent aux objectifs de bien-être au travail que vous avez définis. Vous trouverez des directives étape par étape dans la rubrique « Défis d’entreprise » du Guide de l’administrateur du programme Bien-être.

Vous voulez en faire plus ? Planifiez d’autres activités de bien-être pour contribuer aux objectifs définis à l’étape 4 et répondre aux besoins et aux désirs de vos employés. Reportez-vous à l’Évaluation d’un milieu de travail sain que vous avez remplie dans cette boîte à outils pour trouver d’autres idées d’activités de bien-être qui correspondent à votre budget.

Faites connaître les ressources de bien-être déjà incluses dans votre couverture d’assurance collective RBC Assurances

Pourquoi est-ce important ? Économisez du temps et de l’argent en utilisant les ressources de bien-être existantes.

Comment y parvenir ? Votre régime d’assurance collective prévoit des programmes qui favorisent la santé des employés. Nous vous recommandons de créer un calendrier du bien-être et de prévoir des dates précises (p. ex., une fois par trimestre) auxquelles vous rappellerez à vos employés les programmes auxquels ils ont accès.

Consultez la liste des ressources à la fin de ce guide.

Partagez les communications du programme Bien-être RBC Assurances avec vos employés

Pourquoi est-ce important ? Pour vous aider à favoriser la santé de vos employés, RBC Assurances prévoit diverses activités tout au long de l’année, comme des campagnes promotionnelles sur les avantages, des webinaires sur le bien-être et des communications. Ces dernières couvrent un éventail de sujets sur les aspects physique, mental et financier du bien-être. Elles fournissent des informations précieuses à vos employés et mettent en évidence les ressources dont ils disposent grâce à leur régime d’assurance collective.

Comment y parvenir ? Nous vous fournirons des communications prêtes à l’emploi à transmettre à vos employés. Surveillez les communications sur le bien-être du « Bureau national de RBC Assurances ».

Étape 7: Prendre régulièrement le pouls de votre entreprise

Accédez aux rapports dans le panneau Administrateur du programme Bien-être

Pourquoi est-ce important ? Le suivi des niveaux de mobilisation, de l’efficacité et de l’enthousiasme à l’égard de vos programmes de bien-être vous aidera à réagir rapidement et à apporter des modifications si nécessaire.

Vérifiez les valeurs de référence établies à l’étape 3

Cela devrait être fait au moins une fois par an pour voir la progression de votre entreprise par rapport aux objectifs définis à l’étape 4.

Actualisez les objectifs, les ressources et les activités

Vérifiez si les objectifs de bien-être de votre entreprise doivent être révisés pour la période à venir, quelles ressources sont disponibles et quelles activités doivent être planifiées pour atteindre ces objectifs. Revenez sur les étapes 3 à 7 au moins une fois par an.

Liste de ressources

Vous souhaitez en savoir plus ou vous avez besoin d’aide ? Voici quelques sites Web et outils pratiques :