Conserver en toute sécurité les documents importants chez soi

Un système simplifié et sécurisé permet de se préserver du sentiment de frustration et de panique que suscite le besoin de trouver un document au pied levé. De plus, en cas de sinistre ou d’événement important de la vie, un archivage bien organisé vous permettra, à vous et aux personnes de votre entourage en qui vous avez confiance, de trouver ce qui est indispensable en cas de besoin.

Sécurité et accès rapide sont des facteurs importants à prendre en compte pour garder un document en sécurité. Que ce soit numériser des documents de sauvegarde ou garder en sécurité l’original de documents physiques, tels que des passeports ou certificats de naissance, à des fins d’identification, voici quelques conseils pour vous aider à conserver vos documents essentiels en sécurité.

Points à retenir

• • Nous possédons tous divers types de documents importants qui doivent être protégés.

• • Il est important de conserver en lieu sûr les pièces d’identité, les documents d’assurance et de nature financière ou juridique, ainsi que les documents relatifs à la santé, au logement, aux véhicules et à l’emploi.

• • Vous pouvez conserver vos documents importants dans un coffre, un classeur ou un coffre-fort à l’épreuve du feu.

• • Les sauvegardes de documents importants peuvent être protégées par mot de passe sur des services numériques infonuagiques.

• • Déchiquetez toujours les documents importants que vous n’utilisez plus.

Quels sont les documents importants à conserver dans un endroit sûr ?

Il convient avant tout de déterminer ce qui est important. Voici ci-après une liste des différents types de documents à organiser pour les conserver bien en sécurité. 

Pièces d’identité et documents d’identification personnelle

Il n’y a pas de mal à avoir certains de ces documents sur vous quand vous sortez (par exemple, vous devez avoir votre permis de conduire quand vous prenez le volant), mais d’autres, comme le numéro d’assurance sociale, doivent être mémorisés et ne doivent jamais vous suivre dans votre portefeuille ou sac à main.

Parmi les documents de preuve d’identité, mentionnons :

• • le passeport (il est bon de l’avoir sur soi en voyage, mais de le ranger dans un endroit sûr le reste du temps)

• • la carte et le numéro d’assurance sociale (ne pas consigner par écrit le numéro et s’assurer de laisser sa carte chez soi)

• • le certificat de naissance et les dossiers d’adoption

• • le certificat de mariage ou le jugement de divorce

• • les documents relatifs à la citoyenneté

• • le permis de conduire

• • une pièce d’identité avec photo délivrée par le gouvernement

Il est important de faire des copies de tous vos documents d’identification et de conserver ces copies chez vous en cas de perte des documents.

Documents de nature financière et juridique

Conservez vos documents de nature financière et juridique en lieu sûr (mais facilement accessible) pour les opérations bancaires, les règlements relatifs à la garde des enfants et la planification successorale. Assurez-vous d’y inclure :

• • les testaments et les documents de planification successorale

• • les procurations pour soins de santé et les mandats

• • les renseignements sur les comptes bancaires

• • les détails des comptes de placement et de retraite

• • les déclarations et documents fiscaux

• • les ententes relatives à la garde des enfants

• • les documents d’assurance vie

Dossiers médicaux

Le choix des documents relevant de cette catégorie à conserver peut varier. Vous n’aurez peut-être pas besoin du formulaire d’admission aux urgences pour la fois où la découpe de la dinde a mal tourné, mais vous devrez y inclure tout ce qui touche à votre santé et à votre bien-être en général.

 Les dossiers médicaux comprennent :

• • les renseignements sur l’assurance maladie, y compris la carte de santé et toute autre assurance (notamment les renseignements relatifs aux avantages sociaux offerts par votre employeur)

• • les antécédents médicaux et les ordonnances

Documents relatifs aux propriétés et aux logements

Que vous soyez propriétaire ou locataire, il y a des tas de documents qu’il est important de conserver à portée de main à titre de référence ou en cas de sinistre :

• • les documents relatifs à la propriété, tels que l’acte de propriété ou l’hypothèque

• • les contrats de bail ou de location, y compris les quittances de loyer si le propriétaire vous les fournit

• • les polices d’assurance de biens pour les propriétés et l’habitation ou unité locative

• • les évaluations

• • les factures de taxe foncière

• • les reçus pour rénovation et les lettres de remise en état pour les modifications structurelles (telles que le remplacement du câblage électrique pour enlever les vieux boutons et tubes en porcelaine), au cas où vous auriez besoin d’en fournir la preuve à votre compagnie d’assurance

Documents relatifs aux véhicules

La possession d’un véhicule s’accompagne d’une quantité de documents qu’il convient d’organiser. Gardez ces documents sur vous lorsque vous prenez le volant et conservez-en des copies chez vous :

• • le certificat d’immatriculation du véhicule et le titre de propriété (gardez-les dans votre véhicule)

• • les polices d’assurance automobile

• • le numéro d’identification du véhicule (NIV), que vous trouverez également sur le tableau de bord, sous le pare-brise du côté du conducteur

Conservez les documents relatifs à l’historique de l’entretien du véhicule et des réparations effectuées. Même s’il n’est pas nécessaire de les garder dans votre véhicule, il est bon de les conserver, dans la mesure où ils procurent une idée générale sur la fiabilité et la sécurité de votre véhicule.

Dossiers relatifs à la formation et à l’emploi

Ce diplôme a coûté très cher et mérite d’être conservé. De nombreuses carrières, notamment dans l’immobilier et l’enseignement, exigent que vous renouveliez ou actualisiez vos permis et accréditations, d’où l’importance de conserver vos dossiers relatifs à la formation et à l’emploi en lieu sûr et à portée de main. Les dossiers relatifs à la formation et à l’emploi comprennent :

• • les relevés de notes et les diplômes

• • les accréditations et les permis professionnels

Où conserver les documents importants ?

Différents types de documents préconisent des méthodes de conservation variées. Quelle que soit la méthode que vous choisissez pour organiser et conserver vos papiers, il est conseillé de les garder à l’abri de la chaleur et de l’humidité. Conservez les documents papier importants dans des pochettes en plastique (évitez toutefois le chlorure de polyvinyle, également appelé « PVC », qui peut dégrader rapidement les matériaux).

Si vous constatez, en organisant vos documents, que vous n’avez plus besoin d’un reçu, d’un relevé bancaire ou d’autres documents importants, passez-les à la déchiqueteuse avant de les jeter. Renseignez-vous auprès de votre municipalité sur la meilleure façon de se débarrasser du papier déchiqueté dans votre région, car les règles varient. 

Considérez ces solutions de rangement lorsque vous vous attaquez à l’organisation de vos documents.

Coffre

Les originaux de documents tels que les preuves d’identité, les certificats, les cartes d’assurance sociale et les documents de droit de propriété peuvent être rangés dans un coffre. Il peut être utile de partager l’accès à votre coffre avec un membre de la famille ou un ami en qui vous avez confiance. Advenant votre décès ou un accident, ils pourront rapidement accéder à vos documents importants. Renseignez-vous auprès de votre banque sur l’ouverture d’un coffre à votre succursale.

Coffre à l’épreuve du feu et de l’eau

Si vous devez conserver des documents confidentiels ou importants à la maison plutôt que dans une banque ou une institution financière, songez à vous procurer un coffre à l’épreuve du feu et de l’eau pour protéger vos documents en cas d’incendie ou d’inondation. Vous pouvez en général vous procurer un tel coffre dans les grandes quincailleries, les magasins de fournitures de bureau ou auprès de divers détaillants en ligne.

Classeur

Le classeur existe depuis les années 1890, et ce, pour de bonnes raisons. C’est la bête de somme de l’efficacité et de la gestion des documents, mais vous devez faire attention à l’endroit où il est placé, pour vous assurer que vos documents restent en sécurité. Nous vous recommandons de le garder dans un endroit sec et frais, afin que vos documents restent structurellement intacts et lisibles.

Stockage infonuagique

Vivre au 21^e siècle a ses avantages, et les solutions de stockage numérique sont une excellente option pour conserver des copies de sauvegarde de vos documents importants. Veillez à appliquer une protection par mot de passe (certains sites vous aident à générer des mots de passe sûrs composés d’une série de caractères et de chiffres) pour ajouter une sécurité supplémentaire à vos documents personnels. Vous pouvez conserver les mots de passe dans un carnet que vous gardez dans votre coffre fermé à clé.

Néanmoins, quelles que soient les mesures que vous prenez pour protéger vos documents et votre identité en ligne, vous courez toujours un risque. La cyberassurance contribue à réduire les incidences financières du cybercrime en couvrant les frais juridiques, les coûts d’une enquête ou les coûts de rétablissement des données volées ou corrompues. Il est facile d’ajouter cette couverture à votre police d’assurance habitation de RBC Assurances.

Toujours avec vous

Il est parfois nécessaire d’emporter avec soi certaines choses que l’on utilise au quotidien. Gardez votre permis de conduire ou votre carte d’identité précieusement sur vous lorsque vous sortez.

Il n’y a pas que les documents importants que vous voudrez garder en sécurité chez vous. Parlez à un conseiller de RBC Assurances pour savoir comment une assurance habitation adéquate peut vous aider à vous protéger, vous et votre famille.

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Même si une résidence en copropriété comporte de nombreux avantages, notamment ne jamais avoir à remplacer le toit, à refaire l’asphaltage de l’allée ou à s’inquiéter des ratons laveurs qui s’installent sous la terrasse arrière, le risque d’incidents demeure. Par conséquent, si vous êtes propriétaire d’une copropriété, il est important de veiller à vous protéger au moyen d’une assurance copropriétaire pour pallier les situations fâcheuses (par exemple, un lave-vaisselle qui fuit et qui cause des dégâts à l’appartement du dessous peut avoir de lourdes conséquences financières). Cette assurance garantit la protection de votre espace et de tout ce qu’il renferme. Un peu moins étendue (et généralement un peu moins cher) que l’assurance propriétaire classique, l’assurance copropriétaire est essentielle. Lisez la suite pour comprendre comment fonctionne l’assurance copropriétaire.

Points à retenir

• • L’assurance copropriétaire n’est pas exigée par la loi, mais les prêteurs et les syndicats des copropriétaires sont nombreux à insister sur le besoin de souscrire cette assurance dans le cadre de votre contrat ou convention.

• • Il est judicieux de souscrire une assurance copropriétaire, car la couverture prévue par le syndicat des copropriétaires ne s’applique pas à vos biens personnels, aux améliorations et aux rénovations de votre logement, à vos biens personnels et à votre responsabilité civile.

• • Ce type de police peut également vous protéger si quelqu’un se blesse à votre domicile ou si vous devez quitter les lieux temporairement par suite d’un sinistre assuré dont un incendie ou des dégâts d’eau.

• • Le coût de l’assurance copropriétaire dépend de plusieurs facteurs, notamment les dimensions du logement, les améliorations ou rénovations que vous avez apportées, ainsi que l’emplacement de l’immeuble et son âge. Cette assurance coûte en général moins cher qu’une assurance habitation.

Qu’est-ce que l’assurance copropriétaire ?

Une « copropriété » s’entend d’une unité résidentielle appartenant à une personne, située dans un complexe ou un immeuble. Le copropriétaire est propriétaire de l’espace à l’intérieur de son unité et partage le droit de propriété sur les parties communes telles que les planchers, les cages d’escalier et les zones extérieures. L’assurance copropriétaire, aussi appelée « assurance des copropriétaires ou « assurance copropriétaire occupant », est un type d’assurance destiné aux personnes propriétaires d’une unité condominiale.

L’assurance copropriétaire couvre les biens personnels du propriétaire de l’unité, les améliorations ou rénovations qu’il a apportées, sa responsabilité civile et ses frais de subsistance s’il doit quitter temporairement son logement pendant la durée des travaux de réparation par suite d’un sinistre assuré.

Votre syndicat des copropriétaires possède sa propre assurance, mais celle-ci ne couvre que la structure principale de l’immeuble et les parties communes, telles que le hall d’entrée, les ascenseurs, les couloirs, la salle de conditionnement, la piscine, le spa et les autres salles communautaires.

Que couvre l’assurance copropriétaire ?

Voici un aperçu général de ce que peut couvrir votre assurance copropriétaire personnelle. Il existe toutefois certaines conditions. Assurez-vous donc de parler à un conseiller (et de comprendre votre couverture) pour obtenir tous les renseignements dont vous avez besoin.

Biens meubles

L’assurance copropriétaire couvre vos biens meubles, des canapés aux ordinateurs portables en passant par les bijoux et le micro-ondes. Si des biens sont endommagés ou perdus en raison d’un événement couvert (incendie, vol, vandalisme ou certaines catastrophes naturelles), votre police peut vous rembourser, en tout ou en partie, le coût de leur remplacement.

Améliorations et rénovations du logement

Si vous avez fait installer un superbe nouveau comptoir en marbre à bordure en cascade, ou si vous avez remplacé la moquette de la chambre par du parquet, ces améliorations seront couvertes par votre assurance copropriétaire personnelle. En règle général, le syndicat des copropriétaires est uniquement responsable du remplacement ou de la réparation des éléments qui figuraient à l’origine dans la construction de votre logement.

Frais de subsistance supplémentaires

Si un sinistre, tel qu’un incendie ou une inondation, rend votre logement temporairement inhabitable, l’assurance copropriétaire peut couvrir une partie ou la totalité des frais, tels que l’hôtel, la nourriture et d’autres dépenses que vous n’engageriez pas régulièrement, jusqu’à ce que vous soyez de retour chez vous.

Assurance responsabilité civile

Supposons que quelqu’un en visite chez vous se blesse (par exemple, en glissant dans la cuisine) ou que votre machine à laver déborde et cause des dégâts à l’unité du dessous. L’assurance responsabilité civile permet de couvrir entre autres les frais médicaux, les frais de réparation, les frais juridiques et les frais de règlement éventuels.

Répartition après sinistre

Il arrive que des dommages (par exemple, la rupture d’une canalisation provoquant une fuite d’eau dans plusieurs unités) ou des responsabilités (une personne se blesse sur la propriété de la copropriété et poursuit le syndicat des copropriétaires) entraînent des frais importants qui ne sont pas entièrement pris en charge par l’assurance du syndicat des copropriétaires. C’est là qu’entre en jeu l’assurance répartition après sinistre : elle peut vous aider à couvrir votre part de ces frais, y compris les franchises (jusqu’à hauteur d’un plafond prédéterminé).

L’assurance copropriétaire est-elle obligatoire ?

Techniquement, la loi ne l’exige pas, mais la plupart des prêteurs hypothécaires et des syndicats des copropriétaires insistent pour qu’elle fasse partie de votre contrat ou convention. Et même s’ils ne l’obligent pas, il est préférable d’avoir une assurance copropriétaire, car une situation tout à fait banale peut devenir fort onéreuse. Il est également important de comprendre le fonctionnement de la police d’assurance du syndicat des copropriétaires. Ne soyez pas pris au dépourvu lorsque l’on vous impose une contribution, ou que vous découvrez que vous devez en payer la franchise en cas de sinistre. En tant que copropriétaire, vous êtes également exposé aux risques de vos voisins. Par ailleurs, les phénomènes météorologiques extrêmes deviennent de plus en plus courants, et les catastrophes naturelles ne sont pas à exclure. La garantie de se savoir couvert face à une telle situation vaut bien une dépense mensuelle modique.

Qui devrait souscrire une assurance copropriétaire ?

Le propriétaire d’une unité condominiale

Si vous êtes propriétaire d’une unité condominiale, vous voudrez protéger votre placement au moyen d’une assurance copropriétaire.

Le propriétaire d’un logement coopératif

Vous pourriez également être admissible à l’assurance copropriétaire si vous possédez un logement coopératif. La propriété coopérative se distingue de la propriété condominiale classique dans la mesure où vous possédez essentiellement des parts dans la société coopérative, plutôt que dans le logement lui-même. L’assurance copropriétaire vous permet néanmoins de couvrir vos biens personnels et votre responsabilité civile.

Le propriétaire

Si vous êtes propriétaire d’une unité condominiale et que vous la louez, vous pourriez avoir besoin d’un type d’assurance copropriétaire appelé « assurance copropriétaire non occupant » ou « assurance habitation louée ». Cette assurance couvre la structure physique et l’intérieur de l’unité en cas de dommages causés par le locataire, ainsi que toute responsabilité liée au rôle de propriétaire. Elle peut également couvrir les revenus locatifs non perçus si les locataires sont contraints de déménager par suite d’un sinistre assuré. Elle ne couvre pas les biens du locataire, qui peut protéger ses biens personnels au moyen d’une assurance locataire.

Combien coûte l’assurance copropriétaire ?

Le coût dépend de plusieurs facteurs, notamment de la superficie du logement, des améliorations ou rénovations que vous avez apportées, ainsi que de l’emplacement de l’immeuble et de son âge. L’assurance copropriétaire coûte en général moins cher que l’assurance habitation, car elle couvre certains risques supplémentaires liés à la location. En outre, il ne faut que quelques minutes pour obtenir une soumission d’assurance copropriétaire en ligne.

L’assurance copropriétaire coûte en général plus cher dans les grandes villes, parce qu’elle tient compte de la valeur de la propriété. Ainsi, les taux de l’assurance copropriétaire à Vancouver ou à Toronto seront probablement un peu plus élevés.

Tenez compte de ces coûts lorsque vous déterminez le montant d’assurance copropriétaire dont vous avez besoin :

• • Le coût de remplacement de vos biens meubles.

• • Le montant des améliorations ou des rénovations que vous avez apportées.

• • Le coût de l’hébergement et de la nourriture advenant le besoin de vous reloger temporairement.

• • Votre responsabilité civile en cas de dommage matériel ou de blessure que vous ou une personne de votre foyer pourriez causer à une autre personne.

Obtenez une soumission d’assurance copropriétaire en communiquant avec l’un de nos conseillers RBC ou demandez une soumission en ligne.

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